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電子化対応を支援する!請求書自動整理ツールのご紹介

執筆者の写真: たろう 木村たろう 木村

# 最近思うこと

 2024年1月に電子帳簿保存法が改定され、領収書や請求書を紙ではなく電子データのまま保存できるようになりました。さらに、同年10月には郵便料金の値上げも予定されています。この変化により、多くの企業では経営層や他部署から「なぜ電子化に対応していないのか?」という声が上がり、情報システム部門が大規模なシステム導入を迫られることが予想されます。こうしたシステムには数百万円から数千万円の投資が必要で、導入の際には費用対効果が重要なポイントとなります。


 ただ、電子化によって削減される作業時間を正確に定量化するのは難しく、その効果を見える形にすることは簡単ではありません。削減された業務時間を、よりクリエイティブで価値の高いタスクに活用することが理想ですが、日本全体として、就職後にスキルアップに取り組む意識が低い傾向があり、システム導入により余剰となった時間を効果的に使いこなせないケースが多いのが現実です。これでは、せっかく業務効率化を進めても、その効果が十分に活かされません。これは、「パーキンソンの法則」が示すように、与えられた時間に合わせて仕事が膨張してしまうことが原因です。


 そのため、システム導入の成功には、人材のリスキリングやスキルアップも不可欠です。優れた人材がいなければ、どんなにシステムを導入しても真の効果は得られないでしょう。たとえば、「優秀な100名のプロジェクト」を成功させるために、10万匹の猿や30万人の幼稚園児を集めても意味がないように、単純作業だけをこなす社員がどれだけ多くいても、質の高い成果は期待できません。つまり、会社にとって重要なのは、人数ではなく、いかに優秀な人材を確保するかという点です。


# 背景・目的

 さて、ここまでが私の最近思うことなのですが、こうした変化により、経理担当者の業務はむしろ増えているのではないかと感じています。特に、電子ファイルで送信される請求書は、請求元でも保存が必要で、毎月大量のPDFファイルを保管することになります。そのファイル整理に困っているという話をよく耳にします。そこで今回は、請求書の電子ファイルから自動的にファイル名を付けるプログラムをご紹介します。私独自の調査なのですが、OCRを使っても精度の高い処理ができない場合が多いことが分かりました。そこで今回は画像認識ができる`gpt-4o-mini`のAPIを試してみたいと思います。


 さらに、プログラミングに慣れていない方や、コマンドライン操作が苦手な方でも簡単に使えるよう、Excelから実行できる仕組みも用意しました。これにより、より多くの人が効率よく作業を進められるようになることを期待しています。


詳しくはQiitaの記事をご覧ください





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